Seas o no seas Agile, estés o no trabajando con Scrum, hay prácticas dentro del framework que pueden ser aplicables fuera del marco para dotar de sentido y efectividad a tus reuniones.

 

1. TIMEBOXING: Añadir un timebox, es decir, una limitación temporal a tus reuniones rígida, visible y conocida por todos los asistentes permite mantener el foco y evitar el desperdicio durante la reunión. Además, con un timebox visible y un facilitador en la sala también se logra canalizar la conversación, evitando monólogos soporíferos o discusiones sobre detalles que poco aportan al contenido de la misma.

 

2. PROPÓSITO CLARO: Antes de convocar la reunión, es importante encontrar el ¿para qué? y ¿qué esperamos obtener? de ella, no hay una sensación más amarga que llegar a una sala y empezar a decidir en el acto el motivo por el que estamos allí.

Además, no sólo con carácter previo, incluso al comienzo y durante la sesión no está de más recordar el propósito y tenerlo visible para evitar “irnos por las ramas”. Tener un propósito conocido por todos junto con un timebox nos permite terminar la sesión una vez alcanzado el primero, en lugar de alargarnos ad eternum o hasta que nos echen de la sala.

En relación al propósito, la Guía de Scrum le da tanta importancia que es una de las responsabilidades principales  del Scrum Master siendo el encargado de “asegurar que el evento ocurra y que los asistentes entiendan su propósito” ensures that the event takes place and that attendants understand its purpose – Scrum Guide 2017

 

3. INVITADOS CORRECTOS: Al igual que ocurre en los eventos de Scrum, no sólo hay que cuidar ¿qué se va a tratar? y ¿durante cuánto tiempo?, también es importante que los asistentes sean los roles correctos para el objeto de la reunión en base a, por ejemplo, su capacidad de tomar decisiones, conocimiento específico en una o varias materias o incluso facultad de aportar feedback. De esta forma, no sólo haremos la sesión más amena y efectiva, también nos permite evitar el desperdicio de “secuestrar” el tiempo de asistentes que, para esta sesión concreta, poco nos pueden aportar.

🥺¿Cómo lo ves? ¿Aplicas alguna de estas buenas prácticas en tus reuniones No-Scrum?

 

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